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    业委会应妥善保管与全体业主利益相关的物品

    【案例简介】

       某小区通过业主大会选举成立了业主委员会。然而业主委员会的部分委员怠于行使其职责,没有妥善保管相关凭证档案等资料,直接导致了部分业主的凭证及档案丢失,引起业主们的不满。于是,在下一届业主大会上,业主们选举成立了新的业委会。然而部分前任委员会的委员由于不愿意被替换,拒绝将手中保管的凭证、档案、印章及财务交与新任委员会委员,并以此为由要求加入新的业委会,但此举遭到了新任委员们的一致反对。

     

    新委员认为前任委员们工作不负责,不能严格按照相关法律法规行使自己的职权,严重影响了全体业主的共同利益,因此坚决不能让前任委员进入新成立的业主委员会。同时,前任委员认为是由于在业主委员会成立初期对资料及管理程序的不熟悉,才导致部分文件丢失,而经过熟悉后现在却要被替换,于是以拒绝交接对抗换届选举。双方因此陷入僵局,经开发商和街道办事处调解仍无果。

     

    【案例分析】

        此案涉及业主委员会保管与全体业主利益相关的凭证、档案、印章及财务问题。

     

        首先,业主委员会应当明确档案的妥善保管问题。《武汉物业管理条例》第四十七条规定:“业主委员会应当建立并妥善保管业主大会和业主委员会档案以及物业服务档案,按规定向房屋主管部门报送统计表。”从这个规定上看,业主委员会对于业主大会和业主委员会的档案是“应当”妥善保管的。

     

        其次,新老两届业主委员会关于凭证、档案的交接问题。《武汉物业管理条例》第四十条第一款规定:“业主大会会议选举产生出新一届业主委员会之日起十日内,前业主委员会委员应当在街道办事处、乡(镇)人民政府监督下,将其保管的有关凭证、档案等文件资料、印章以及其他属于全体业主共有的财物,移交给新一届业主委员会,并完成交接工作。”我们认为,前任委员会是不能以自身主观的原因而拒绝向新业主委员会移交其保管的凭证、档案等文件资料、印章以及其他属于全体业主共有的财务的,且其移交的工作是在街道办事处、乡(镇)人民政府监督下完成的,程序是庄重而严肃的。

     

        再次,业主委员会应当及时接收资格终止业主委员会委员移交的上列资料和财务。《武汉物业管理条例》第四十条第二款规定:“业主委员会委员资格届内终止的,应当在终止之日起三日内向本届业主委员会移交由其保管的前款所列文件资料及财物。”我们认为,正是需要业主委员会及时的接收终止资格委员保管的资料,这样才能够避免因拖长时间而导致资料的丢失,因而能有效地控制相应的法律风险。

     

    本案涉及小区前后两届业主委员会,由于前任业主委员会部分委员对权限与职责的模糊,导致与新的业主委员会在交接上产生了重大分歧,而在《武汉物业管理条例》出台后对这个问题无论从程序上还是内容上都得到了有效的调整,双方对于权责有了更明确的认识与理解。当然,如果业主委员会能在事先与业主进行充分沟通,征得业主的理解,避免纠纷,这对于更好的处理邻里关系,构建和谐社区会更加有利。

     

    (湖北万泽律师事务所供稿)

     

     

     

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